シャープマーケティングジャパン株式会社
導入事例
古河機械金属株式会社さま ペーパーレス取締役会
ペーパーレスの取締役会を実現。資料の準備や確認時の操作がスムーズになり、ストレスのない会議運用が可能に。
1875（明治8）年に創業。銅山開発に始まり、産業機械、さく岩機、車両搭載型クレーン、非鉄金属製品、電子材料、化学製品など製造・販売。「機械」と「素材」で社会に貢献しています。
こんなソリューションを
実現しました
- 会議資料が多く、紙の無駄と印刷の手間があった
- 説明時に、聞き手が資料のどの部分に注目すればよいか分かりづらかった
- 追加でリモート参加にも対応することになったが運用／操作面で複雑にはしたくなかった
- ペーパーレス会議を実現、手間とコストを削減
- 聞き手が資料のどの部分に注目すべきかが明確になり、また、会議進行側で確認資料の誘導ができ、会議の運用、進行がスムーズになった
- ペーパーレス会議、オンライン会議を1つのツールで実現、最小限の運用変更で対応できた
導入の背景
社内業務改革の一環として会議資料のペーパーレス化を推進。
種類が多く、かつ枚数も多い資料を必要とする取締役会をターゲットとしてペーパーレス化が可能な会議システムの導入を検討。
業務改革の一環としてペーパーレス化を推進している中で、まずは多くの紙の資料やサイズ違いの資料が混在している会議をペーパーレス化することが一番効果が発揮できると判断しました。
初めは、紙資料の全配付からデータで送付する方法へ運用を切り替えましたが、一部の会議参加者については資料の印刷が必要になるなど、当初意図していたペーパーレス化への移行が図れませんでした。そこでペーパーレス会議の実現には会議システムそのものを一新する必要があると再検討し、色々なシステムを確認、検討しました。
選ばれた理由
TeleOfficeの資料共有機能が求めていたペーパーレス会議運用にマッチ。
各社会議ツールの中で、もっとも費用対効果が得られるシステムだったことや、セキュリティ面に関しても安心できる体制が導入決定のポイントになりました。
集合型会議でペーパーレス化を進めるには、使いやすい資料共有機能がある会議システムが必要と考えました。複数のシステムを検討した中で、運用がスムーズに進められ、導入時の費用対効果が高いと評価できたのがTeleOfficeでした。また、取締役会であるため、セキュリティに関する配慮の有無も重要なポイントでした。
TeleOfficeは国内サーバーを利用しており、セキュリティ面でもしっかりと配慮されているため、導入決定に至りました。
導入後の効果
クラウドで共有した資料を画面上で容易に確認可能なため、
印刷が不要となり完全なペーパーレス化を実現。
会議主催者が会議中の制御を行うことができるため、進行もスムーズに。
追加要件のリモート参加にも最小限の運用変更で対応。
資料の数が多いうえサイズ違いの資料が混在しているため、これまでは事前準備の負担がありましたが、TeleOfficeなら資料をクラウドに保存するだけなので準備時間の短縮ができました。また、TeleOfficeでは資料の拡大縮小やページ送りが出来るため画面上でも資料が見やすく、完全なペーパーレス化を実現できました。会議参加者の中にはデジタルツールの操作に精通していない人もいますが、TeleOfficeは会議主催者から各操作のサポートを行うことができるシステムなので、会議の進行も問題なく進めることができました。
導入当初、ペーパーレス会議専用のTeleOfficeを利用していましたが、その後、外部からのリモート参加が必要となり、ビデオ会議機能を追加。最小限の運用変更で「ペーパーレス会議＋オンライン会議」が実現できています。
今後の展望
録画機能を利用した記録作業の効率化
および保存した資料データの更なる有効活用を実現。
今回は取締役会で導入しましたが、今後はそれ以外の別の会議でも導入を検討したいと思っています。また、TeleOfficeの録画録音機能を用いて、より効率的に会議を記録することなども検討したいと考えています。例えば、会議で使用した資料と会議記録データを紐づけて管理しやすくしたり、資料やデータにタグ付けすることで、後からの検索を容易にするなど、効率のよい運用管理を実現できればと考えています。
導入製品
- クラウド型Web会議サービス「TeleOffice」
- ルーム制ライセンス＜#TOST12×1＞
- ルーム制拡張ライセンス＜#TOST13×2＞
- 汎用オプション＜＃TOSTOV×1＞（部屋機能）
- 無料オプション（アンケート機能）
