シャープマーケティングジャパン株式会社
北海道農業協同組合中央会は、北海道内のJAおよび連合会（JA北海道信連・ホクレン・JA北海道厚生連・JA共済連北海道）を会員とし、会員の健全な発達を図ることを目的とし設立され、農協法に基づく農業協同組合連合会として位置づけられている団体
こんなソリューションを
実現しました
- 以前活用していた会議ソリューションのサービス・保守終了を受け、急いで別のシステムの検討を開始。その時に活用していた会議ソリューションは利用できるOSが限定されていたため、札幌の拠点でしか利用できないなど、環境をそろえるのに苦労した背景があり、使用できる端末の制限などがなく使い勝手の良いサービスを探していました。
- マルチデバイス対応により、OSの制限がなくなり、費用面・労力面で負担軽減を実現。
- 札幌以外の拠点でも会議資料のペーパーレス化が実現。印刷費削減にも貢献。
- 会議の投影資料変更などの操作性が高く、会議の司会進行がスムーズにできるように。
導入前の背景
マルチデバイス対応で導入ハードルが低いものが良かった。
以前、導入していたWeb会議ソリューションのサービス・保守終了を突然告げられ、急いで代替のサービスの検討を開始しました。当時、利用していたWeb会議ソリューションは利用できるOSが限定されていたこともあり、システム導入時は会議参加用の端末手配に苦慮した経験を踏まえ、今回はマルチデバイス対応のサービスがよいと考えていました。
選ばれた理由
ネットワーク環境に接続できる端末があれば
良いという使い勝手の良さが決め手。
選定開始時にはTeleOfficeを知らず、代替のサービスを探し始めたタイミングで提案いただきました。TeleOfficeは選定時の条件であったマルチデバイス対応が可能な点を評価し、ネットワーク環境に繋ぐことが可能な端末があれば、会議に参加する事ができるので使い勝手が格段にあがると考えました。また、TeleOfficeを導入すれば、本所以外の拠点でもペーパーレスで会議運用が可能な環境を整えるきっかけになります。導入前にトライアルで使い勝手をしっかり試した上で導入ができる点も良かったです。
導入後の効果
会議運営がスムーズに実施できるようになり、コスト削減も実現できた。
会議開催時に毎回紙の資料を印刷し配布をしていましたが、TeleOffice内に資料登録しておけばよく、資料の差替えが会議中でも可能なため印刷コストの削減と会議準備の効率化を両立できました。また、会議URLでのゲスト参加ができるため、会議参加者が途中で増えるときも、紙の資料を用意しておかなくて済むのも嬉しいポイントです。
今後の展望
中央会だけでなく、各地域でのペーパーレス会議実施の定着を目指していきたい。
TeleOfficeの導入を経て、中央会ではペーパーレス会議が定着。北海道はJAグループの中で最もJAの数が多く、中央会は各地域のJAの経営支援を担う組織です。そのため、中央会での取り組みを踏まえ、北海道内の各地域においてもペーパーレス会議の定着を進めていきたいと考えています。
