ドキュメント情報管理システム FullWEB

FullWEBオプション「Windowsフォルダ連携ツール」 を使うことで、大量の文書データをいつものフォルダに入れるだけで 簡単に属性が付加された状態で一括登録できます。

ファイル形式を問わず自動で属性を付加。登録作業に時間がかかりません。

ポイント1 大量の文書データを一括登録できます。

フォルダ自動監視

• いつものWindowsフォルダにファイルを保存するだけです。
• サブフォルダ内のファイルも一緒に登録できます。
• XLSやPDF、DOC、PPTなどファイルの種類は何でも可能です。

ポイント2 複雑なフォルダの設定が簡単にできます。

初期設定ファイルにてフォルダを割当

• WindowsフォルダとFullWEBの分類フォルダを割当できます。
• 割当方法は以下の2種類です。
  1. 初期設定ファイルを作成
  2. GUIで設定

ポイント3 自動的に属性を付加できます。

初期設定ファイルにて属性定義

• 初期設定ファイルに記述された属性項目や属性値を自動的に付加できます。
  例えば、分類ラベル名＝技術文書、文書分類＝仕様書、メーカー名＝Aなどが付加できます。

特定Windowsフォルダ・データの自動登録

• データの存在するフォルダを定期的に監視し、フォルダにデータが登録されたらFullWEBへ自動登録を行うプログラムです。
• Windowsのタスク機能を利用して定期的にプログラムを実行し、フォルダを監視します。
• FullWEBに登録されたファイルには、初期設定ファイルで設定された分類ラベルと属性値を自動で付加します。
• 監視フォルダ内のサブフォルダのファイルも登録対象です。
• 登録済みファイルは、更新します。
• 登録処理結果は、ログファイルに出力します。
• FullWEBにデータが登録された際には、よく使う検索のメール通知機能を使って、所定のユーザーにメールを配信することも可能です。

1. 1. 初期設定ファイルを作成します

   

2. 2. Windowsフォルダにファイルを入れます

   

3. 3. FullWEBに属性付きで自動登録されます

   

WindowsフォルダからFullWEBフォルダへ自動連携

• FullWEBの分類フォルダ（属性値）とWindowsのフォルダを紐付けし、Windowsフォルダにデータが登録されたらFullWEBへ自動登録を行うプログラム です。
• 紐付けはFullWEB上のカスタマイズコマンドで実行されるWEB UI画面で行います。
• Windowsのタスク機能を利用して定期的にプログラムを実行し、フォルダを監視します。
• FullWEBに登録されたファイルには、カスタマイズコマンドで紐付けられた分類ラベルと属性値を自動で付加します。
• 紐付けられたWindowsフォルダ内のファイルのみを登録対象とし、サブフォルダ内のファイルは登録しません。（ファイル種類に制限はありません）
• 登録済みファイルは、更新します。
• 登録処理結果は、ログファイルに出力します。

1. 1. 分類フォルダを開き、フォルダ割当コマンドを実行します

   

2. 2. Windowsフォルダを指定します

   

3. 3. Windowsフォルダにファイルを入れます

   

4. 4. FullWEBに属性付きで自動登録されます

   

FullWEBオプション「Windowsフォルダ連携ツール」のパンフレットをダウンロードできます。

FullWEBオプション「Windowsフォルダ連携ツール」 PDF 1.04MB　2019年6月掲載