シャープ マーケティングジャパン株式会社
ビジネスソリューション社

緊急時対応(BCPの発動後)におけるコミュニケーションの重要性

BCP(事業継続計画)のイメージ

BCPとは、事業継続計画(Business Continuity Plan)のことで、BCM(事業継続マネジメント)で定めた方針に基づいて策定します。
災害など緊急事態の発生後、企業・組織は安全確保・被害の把握などの初動対応を行い、そこで集約された情報をもとにBCPを発動して企業・組織の活動の継続を目指します。

適切な初動対応が、BCPを発動した後の早期復旧や事業継続活動の成否につながります。
災害など緊急時の混乱のなかで、状況把握や情報共有も、ままなりません。緊急時でも正確かつ迅速なコミュニケーションが図れる環境の確立がBCPを効果的に機能させるための役割を果たしています。

当社の「緊急 / 災害対策情報共有システム 双方向デスクトップ共有」は、災害など緊急事態のコミュニケーションツールとして、高精細でリアルタイムな情報連携を支援します。

ここでは、BCM及びBCPの概要とBCPを発動した後のコミュニケーション手段について紹介します。

出典:事業継続ガイドライン(内閣府)

https://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/keizoku/pdf/guideline202104.pdf

【1】1~5は、内閣府防災担当の「事業継続ガイドライン」(令和3年4月)を利用・編集して作成したものです。

【1】BCP(BCM)の概要

BCM(事業継続マネジメント)とは

BCMとは、「事業継続マネジメント(Business Continuity Management)」のことです。災害などの緊急事態においても、企業・組織の重要な事業を早期に復旧し継続させるため、BCP策定のほか、予算の確保、事前対策や教育・訓練の実施、点検、継続的な改善など、平常時から行なうマネジメント活動です。

BCM全体プロセス

BCMは、以下のようなプロセスで構成されます。

  • 基本方針策定とBCM実施体制構築
  • 緊急事態による事業影響度の分析、リスク分析・評価
  • 事業継続戦略と対策の検討と決定
    (重要業務の選択、優先順位と目標とする復旧時間、復旧レベルなどを検討)
  • 計画の策定
    (BCP、事前対策の実施計画、教育、訓練の実施計画、見直し、改善の実施計画)
  • 事前対策の実施および教育、訓練の実施
  • 見直し、改善
    (基本方針、BCM実施体制に反映)

BCM(事業継続マネジメント)と防災活動との違い

企業・組織の防災活動は、災害による身体、生命の安全確保、物質的な被害の軽減を目的にしています。
一方、BCMは、災害に限定しないあらゆる緊急事態において、身体、生命の安全確保に加えて、重要業務の継続や早期復旧ができることを目指します。
企業・組織としての信頼維持、事業停止による損失や倒産リスクなどの軽減・回避などを目的とします。

BCM(事業継続マネジメント)導入の必要性

昨今では、地震や豪雨などの自然災害だけでなく、サイバー攻撃、新型コロナウイルス感染症などの脅威についても企業・組織の活動に影響を及ぼすリスクとして認識されるようになりました。
想定の難しいこれらの緊急事態を可能な限りシミュレーションし、あらゆる災害から早期復旧できるようBCMを導入する必要性が一層高まっています。

BCP(事業継続計画)とは

BCPとは事業継続計画のことです

BCP(事業継続計画、Business Continuity Plan)とは、災害などの緊急事態において、企業・組織が損害を最小限に抑え、重要な事業の継続あるいは早期に復旧するための方針、体制、手順などを取り決めておく計画のことです。

災害など緊急時の体制

BCPでは、災害などの緊急時における事業継続のための体制、役割、指揮命令系統などを明確に定め、不測の事態に備え、権限委譲や、代行者及び代行順位も定めておきます。
また、災害など緊急時の初動対応における部署ごとの責任者や体制、役割分担などを定めることも、企業・組織がBCPを効果的に実施するために必要です。

緊急時の対応手順

BCPで策定する対応手順は、重要業務を目標時間内に復旧することが目的ですので、その意識を持ち続けることが必要です。
たとえば、災害発生の直後は、時間の経過とともに状況が変わっていくため、それぞれの状況ごとに、BCPで定めた実施する業務の優先順位を見定めることが重要です。
初動対応での実施事項には、対策本部の立ち上げ、自社の建物や従業員など、被害状況把握、二次災害の防止、自社についての情報発信、BCPの発動、対応の記録などがあります。

事業継続対応

初動対応が一段落すると、業務再開を目指し、BCPに定めた事業継続対応に移行します。
BCPでは、事業継続対応として、重要な事業に関連する取引先やインフラの回復状況の把握、自社の影響度や財務状況の把握など、事業継続に必要な対応を行うための実施体制や手順を定めます。

実施すべき事項の例

  • 自社の事業継続に必要な情報の収集(取引先の状況や関係当局の情報収集など)
  • 事業継続の能力・可能性の確認(被害状況や情報システムなどの稼働状況、復旧見込みなどの確認)
  • 実施する対策の決定
  • 事業継続、業務再開に向けた各対策の実施
  • 自社の状況についての情報発信

事前対策

BCPとは別に、平時から実施すべき事前対策の実施計画を定めます。担当部門、担当者は、計画に基づいて、事前対策を実施します。

事前対策例

  • 対応拠点の設置、確保
  • 被災した重要施設・設備の代替対策
  • 通信手段・各種インフラ(電力、ガス、水道等)の代替対策
  • 現拠点の建物、設備等の対策(耐震、防火対策など)
  • 情報システムの対策(バックアップ、復帰手順、代替策など)
  • テレワーク環境の整備
  • 調達先や在庫保管場所の分散
  • 人材確保
  • 資金対策

教育・訓練

BCP(事業継続計画)は教育・訓練が欠かせない

BCM を実効性のあるものとするには、事業継続の重要性を共通認識として持ち、社内に定着させることが重要です。
BCPを社内向けホームページなどに記載して周知するだけではなく、継続的な教育・訓練の実施が欠かせません。
たとえば、講義やeラーニングなどによる自社のBCM、BCPの周知、外部セミナーなどに参加して最新動向を把握するなど、認識や理解を高める教育を行います。
さらに、BCPの対応事項など、知識として知っていることを実際に体験して覚えることやBCPやマニュアルの検証を目的に訓練を実施する必要があります。

BCMやBCPの見直し・改善

BCMの有効性低下、BCPの陳腐化を防ぐため、BCPを含むBCMの内容や実施状況など、定期的に点検を行う必要があります。
また、企業・組織を取り巻く環境に大きな環境の変化があった場合や実際にBCPを発動してフィードバックを得た場合にも、BCPの見直し・改善を実施します。

BCPが本当に機能するかの確認

企業・組織は、策定したBCPによって重要業務が、目標とする復旧時間、復旧レベルを達成できるかを確認する必要があります。
達成の前提として実施が決まっていた事前対策の進捗を確認し、その効果が発揮されるかを確認(試験)することが重要です。
例えば、事業継続に必要な情報の収集や被害状況の把握が的確に行えるか、復旧に必要な資材、機材が時間内に調達できるかなど、BCPで定めた事項を点検、評価します。

BCM(事業継続マネジメント)の点検・評価

BCMでは、人事異動や事業内容、事業環境の変化など、様々な要因に対して、BCMが必要な変更が行なわれているか点検・評価を行ないます。
加えて、BCMで対象とする災害などの緊急事態の種類や想定を変更するべきではないかなど、点検・評価を行うことも必要です。

BCP(事業継続計画)に対する意識調査

2021年のBCPに対する企業の意識調査によると、BCPを「策定している」と回答した企業の割合は17.6%と年々緩やかな上昇となっています。
また、BCPの策定意向あり(策定している、策定中、検討中)とする企業は49.6%でした。
BCPを策定する意向がある企業のうち、事業が中断するリスクに備えて、実施または検討している内容は、「従業員の安否確認手段の整備」(68.5%)がトップとなり、次いで「情報システムのバックアップ」(55.4%)が続きます。
第3位は「緊急時の指揮・命令系統の構築」(46.9%)となり、昨年の調査と同様、上位に並んでいます。

出典:帝国データバンク「事業継続計画(BCP)に対する企業の意識調査」(2021年)

https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/p210604.html

帝国データバンク「事業継続計画(BCP)に対する企業の意識調査」(2021年)の一部を編集して作成

【2】緊急時対応(BCPの発動後)におけるコミュニケーション

緊急時対応(BCPの発動後)におけるコミュニケーションの重要性

緊急時対応(BCP発動後)はコミュニケーションが重要

BCPを発動した後の情報収集、対応の指示や初動対応での建物、従業員などの被害状況の把握、二次災害の防止など、BCPを効果的に機能させるためにコミュニケーションが重要な役割を果たしています。
初動対応やBCPを効果的に機能させるには、正確かつ迅速なコミュニケーションが図れるよう、あらかじめ、その手段を決めておくことが必要です。

緊急時対応(BCPの発動後)におけるコミュニケーション手段の選定ポイント

災害などの緊急時には、携帯電話や固定電話は、不通になる可能性が高いことが想定されます。
BCPにおけるコミュニケーション手段の選定ポイントは、

  • 災害後、素早く、関連部門とコミュニケーションが始められる。
  • 初動対応では、時間経過とともに状況が変化していくため、速報性が高いコミュニケーションが図れる。
  • BCPを発動した後は、双方向のやりとりが多くなるので、レスポンス良くコミュニケーションが図れる。
  • 正確に情報が伝達できる。

などが考えられます。

緊急時対応(BCP発動後)におけるコミュニケーション手段のおすすめは

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