電子保存の義務化？
電帳法の「お悩み」診断
2024年1月からは電子取引データの電子保存が義務化。
納税申告にまつわる日々の業務フローは大きく変化します。
質問に答えながら、改正要件に対応するために必要なことを改めて確認しましょう。
はじめにお読みください
この診断は改正電子帳簿保存法の法令解釈通達に基づき、その概要を理解しやすくするために簡略化したものです。内容については細心の注意を払っておりますが、改正要件への正確な対応方法については顧問税理士などにご相談ください。
改正電帳法対応をはじめとした、業務の効率化や働き方の多様化に対応するソリューションを多数ご用意しております。
SKJ総合税理士事務所税理士監修
請求書、領収書、契約書など……
取引に関わるこれらの書類は国税関係書類と呼ばれます。これらを紙に印刷せずデータでやりとりする取引、それが「電子取引」です。
また、紙で取引していた書類をスキャンして電子データ化して保存することを「スキャナ保存」といいます。電子帳簿保存法では、「電子取引」について電子データの保存が義務化されていますが、「スキャナ保存」は任意のままとなっております。
あっ、そうなんだ。
つまり、データで受け取った場合だと電子データの保存が必要だけど、紙で受け取った時は紙のままでいいってこと？
そうですね、紙で受け取った取引書類はそのまま紙のまま保存いただけます。
「電子取引」したデータについては、電子データの保存が必要です。まず、電帳法への対応を検討するときは、義務化となった「電子取引」のみ対応するスモールスタートから始めるか、紙もまとめて電子化するかを決めていただくことが必要になります。
電帳法について、どこまで対応しますか？
▲当てはまるものをお選びください▲
義務化となった「電子取引」のみ対応されるんですね。
業務にどんな端末を使用しているかもお聞きしたいです。
パソコンやスマホ、タブレットなど……
最近は業務に使える端末も幅広いですよね。
業務でパソコンやモバイル端末（スマートフォン、タブレットなど）を使用しますか？
▲当てはまるものをお選びください▲
スキャナ保存もまとめて対応されるんですね。
解像度の要件がありますが、紙を電子データ化するときは、複合機だけでなく、スマホやデジカメで撮影したデータも対象となりますので、お客様の運用方法に合わせた機器をご利用いただけます。
そうなんですか！
てっきり複合機でスキャンしたデータだけしかできないと思っていました。
スマホだと出張先からでもレシートなどの領収書を撮影してアップロードできるので、手軽に電子化できます。
どのような方法でスキャンしたデータを保存されますか？
▲当てはまるものをお選びください▲
電子機器を使う業務はかなり増えました。
その一方で、苦手意識を持つ人にとってはなかなか辛い時代に。
使いこなせたら便利なのはわかるんです。
でも、慣れない操作は覚えてもすぐ忘れちゃって……
もし操作が苦手なら、いつでも聞ける人がいると安心できますね。
パソコンやスマートフォン。
電子機器の操作に不安はありますか？
▲当てはまるものをお選びください▲
電子取引は今後増えていくことが予想されますが、その電子取引データは原則7年間～最長10年間の保存が必要です。
紙の領収書や契約書などと同じ期間ね。
でもパソコンの中ならかさばらないし、長期間でも大丈夫そう。
ところが、そう簡単にはいきません。
端末が故障した場合、内部に保存したデータは……
あっ、消えたら大変！
領収書が1枚なくても大変なのに、証憑が全部消えるなんて想像もしたくない。
データの重要性が今までとは全然違ってくるのね。
消えたら大変な電子取引データ。
保存場所はどこにしますか？
▲当てはまるものをお選びください▲
ところで、電子取引データが原本になるということは……
悪い人にとっては、改ざんや偽装もしやすくなるということですよね。
その通りです。なのでペナルティもより厳しくなっています。
改ざんや偽装が明らかになると、重加算税が10%加重されますよ。
そんなに！間違っても疑われたくないですね。
それで、身の潔白を証明するためにはどうすれば……
データの改ざん防止措置を行いましょう。
タイムスタンプや事務処理規程など、法律によりいくつかの方法が認められています。
データの改ざん防止措置。
どんな方法を検討しますか？
改正電帳法への対応、
あなたにぴったりのプランを考えました！
以上の4つの観点から、オススメの対応方法やシャープのソリューションをご紹介します。
クラウド保存がオススメ
機器には不調がつきもの。冗長性やヒューマンエラー対策のことも考えて、電子取引データは安心できる場所に預けたい…… 慣れた操作ならできるけど、なるべくなら簡単なほうがいい。「うっかり」なヒューマンエラーを減らすためにも、データは安心できる場所に預けてしまいたい…… 機械は苦手。パソコンやサーバーが不調になるのも怖いし、「うっかり」なヒューマンエラーを減らすためにも、データは安心できる場所に預けてしまいたい……
そんなあなたには、クラウドへの保存がオススメ！手元の端末が壊れてしまっても、クラウドにデータがあるからいつでも安心。さらにクラウドなら、事業所が複数ある場合でも簡単にデータを共有できます。
自社サーバー保存がオススメ
扱うデータ量が多い場合、クラウドは利用料が気になる……
そんな時は社内にデータサーバーを用意することで、大容量のデータをらくらく管理できます。電子取引データだけでなく、図面や企画書、デザインデータなど、個人のパソコンに保管しがちなデータもサーバー上に集約して、データの共有・活用を推進しましょう。
タイムスタンプがオススメ
タイムスタンプは、①付与時点でそのデータが存在したこと、②付与時点からの改ざんの有無、の2点を証明してくれる強力なツールです。タイムスタンプはデータに直接付与するため、特定のシステムにとらわれることなくデータの保存をすることが可能となります。
また、データにタイムスタンプを付与してから送信したり、データを受け取ってからタイムスタンプを付与したり、運用に柔軟性があるのも魅力。かんたん・確実に改ざん防止をするならタイムスタンプがオススメです。
データ受領後、業務サイクル後速やか（最長2カ月とおおむね7営業日以内）にタイムスタンプを付与する場合は、社内規程を定めて運用しましょう。
事務処理規程で対応
事務処理規程を策定し、データを不当に訂正・削除することのないように遵守しましょう。扱うデータの種類や責任者名を明記することになりますので、業務の「見える化」にも効果があります。
なお、クラウドなどで提供される専用のシステムを併用することで、データをアップロードした後の改ざんを防止することが可能です。誤消去などの危険性も少なくなり、より安心して業務に取り組むことができますね。
事務処理規程で対応
あれこれ新しいシステムを取り入れるのは負担……
そんな場合は、事務処理規程を策定することで対応することも可能です。
「データの訂正・削除を原則禁止し、承認のフローを設けて訂正・削除の履歴を残す」などのルール決めを始め、責任者の明示、実際のデータの処理方法の記載などを規程として定めます。責任の所在を明確化し、改ざんや捏造などの不正を未然に防ぐ仕組みを自社で作ります。
ただし、専用のシステムやタイムスタンプとは異なり、社内運用ルールを徹底する必要があるため、より確実に改ざんを防止するためには、専用のシステムやタイムスタンプなどの導入を検討しましょう。
専用システムで対応
真実性を確保する要件として、「入力期限を遵守する」、「タイムスタンプ付与又はタイムスタンプ代替要件としての「入力日時情報」を保存する」、「訂正削除履歴を残す又は訂正削除できないシステムで保存する」などの要件があります。すべての要件を自身で満たすことは難しいので、要件を満たした専用システムをご使用することをお勧めします。
また、書類の受領から入力までの事務処理及びスキャナデータの保存に関する手続きを記載した「スキャナ保存規程」を策定し、遵守しましょう。
専用システムでらくらく
改正電帳法の検索要件では、「日付」「金額」「取引先」の3つの要素を使った検索ができるようにする必要がありましたね。スマホやタブレットで検索簿を作ったり、OSの機能で検索できるように設定したりするのはけっこう大変……するなんて……どうすればよいか想像もつきません。
そんな時でも、専用システムを使えば簡単検索！証憑の保存に最適なシステムなので、3つの要素での検索もお手のもの。スマホやタブレットでも見たい帳票をすぐ見つけられるから、日々の業務でも役に立ちます！
ディスプレイやプリンターを準備
保存の要件には、「納税地で速やかにデータを出力できること」があります。日々の業務でもお使いであるとは思いますが、必要な時にいつでもデータを表示／印刷できるよう準備をしておいてくださいね。
スキャン用の機器を準備
見読性の確保の要件として、スキャナーは解像度、階調が定められています。（資金や物の流れに直結・連動するような「重要書類」は200dpi以上かつカラーで読み取ること。）要件を満たすことができる機器を準備しておいてください。
帳簿との紐づけ
「重要書類」は、スキャナデータと帳簿との紐づけが必要になるため、帳簿との紐づけ方法をご確認ください。
ソリューションは……
COCORO OFFICE
クラウド電子帳簿保存
COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存は、改正電帳法にもとづく電子取引データやスキャナ保存データの保存に特化したクラウドサービスです。選べる容量をはじめ、簡単操作・スマートフォン対応・充実のサポートなど、負担の少ない電帳法対応を実現します。
クラウド上でしっかり保管
COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存なら、電子取引データやスキャナ保存のデータをクラウド上で簡単に保管。
容量も10GB単位で契約できるから、初期投資も抑えてムダのない電帳法対応を実現します。
専用機能でかんたん検索
COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存では、実際の書類をプレビューしながら日付・金額・取引先などの取引情報を入力することが可能。入力した情報をもとに、範囲指定や組み合わせ検索機能も備えた専用検索が使用できます。
訂正・削除のできないシステム
COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存では、確定保存した書類の訂正・削除をブロック。改ざんや誤消去を防止し、データの真実性を確保します。導入には併せて事務処理規程が必要になりますが、COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存の使用に特化した最適な雛形をご用意しております。
訂正・削除のできないシステム
COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存では、確定保存した書類の訂正・削除をブロック。またスキャナデータが確定保存された時刻をNTPサーバーと連携して記録することで真実性を確保します。
社内規程の雛形を提供
電子取引データを保存する際に必要となる事務処理規程と、スキャナ保存運用時に必要となる社内規程（書類の受領から入力までの事務処理及びスキャナデータの保存に関する手続き）について、最適な雛形をご用意。記入例を見ながら作成できるので、規程の策定にまつわる負担を軽減します。
スマートフォンでも簡単
COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存はスマートフォンからのアップロードや検索にも対応。出先から領収書などのデータを保存できるのはもちろん、あらかじめ保存しておいた見積書などを出先でダウンロードして印刷する……といった使い方も可能です。
COCORO OFFICE
対応複合機と連携
COCORO OFFICE 対応複合機を使って紙をスキャンすると、自動で電子帳簿保存法の要件に沿った設定でデータをスキャニングし、直接クラウドにアップロードすることができます。
充実のサポート
さらに、COCORO OFFICE クラウド電子帳簿保存ならオフィスITサポートも付属。パソコンやソフトの使い方、メール送受信のトラブルなどを相談可能！
リモート操作でお困りごとを解決することも可能です。
COCORO OFFICE サーバー
ソリューションパッケージII
COCORO OFFICE サーバー ソリューションパッケージⅡは、圧倒的な大容量・堅牢性・検索性を誇る「COCORO OFFICE サーバー」と、取引書類管理や外出先からのアクセスなどの便利機能、そして手厚いサポートがセットになった使いやすいパッケージです。
大切なデータを守る
4台のハードディスクが相互補完し、そのうち2台が壊れても復旧できるRAID6を採用。2TBモデル／4TBモデルとどちらも大容量で、電子取引データだけでなく社内の資産であるさまざまなデータを集約して保存できます。
取引書類管理機能
保存した書類をプレビューしながら日付・金額・取引先などの取引情報を入力することが可能。入力した情報をもとに、範囲指定や組み合わせ検索機能も備えた専用検索が使用できます。
タイムスタンプ連携
組み合わせて便利に使える、オプションの「COCORO OFFICE タイムスタンプサービス」をご用意。あわせて使用すれば、サーバーに保存するだけで自動的にタイムスタンプを付与できます。
社内規程の雛形を提供
タイムスタンプご利用時に必要な社内規程（タイムスタンプを付与するまでの期間や、記録を保存する者またはその者を直接監督する者）について、最適な雛形をご用意。記入例を見ながら作成できるので、規程の策定にまつわる負担を軽減します。
事務処理規程の雛形を提供
真実性の確保のためには事務処理規程が必要ですが、COCORO OFFICEサーバーの使用に特化した最適な雛形をご用意。記入例を見ながら作成できるので、規程の策定にまつわる負担を軽減します。
充実のサポート
さらに、COCORO OFFICE サーバーならオフィスITサポートも付属。パソコンやソフトの使い方、メール送受信のトラブルなどを相談可能！
リモート操作でお困りごとを解決することも可能です。
改正電帳法対応をはじめとした、業務の効率化や働き方の多様化に対応するソリューションを多数ご用意しております。