従来、案件情報は、Excelファイルを印刷し紙を回付していた。また、進捗情報などはサーバーのExcelファイルで共有・管理していたが、更新内容も多く担当者もさまざまで、管理が複雑で行き届いていなかった。
ドキュメント情報管理システムFullWEBは操作も容易で、Excel文書の属性取り込み・自動メール通知・承認ワークフローなど、パッケージ部分だけでも多彩な連携機能があり、情報共有システムとして有効であると判断した。
ポイントは以下であった。
- 案件情報をリアルタイムに、全部門で情報共有できる。
- 自動メール通知とワークフロー連携で実業務に則した運用がすぐできる。
- 案件ごとに基本となるフォルダー構成を自動生成するようにカスタマイズができた。