導入事例

従来、案件情報は、Excelファイルを印刷し紙を回付していた。また、進捗情報などはサーバーのExcelファイルで共有・管理していたが、更新内容も多く担当者もさまざまで、管理が複雑で行き届いていなかった。

ドキュメント情報管理システムFullWEBは操作も容易で、Excel文書の属性取り込み・自動メール通知・承認ワークフローなど、パッケージ部分だけでも多彩な連携機能があり、情報共有システムとして有効であると判断した。

ポイントは以下であった。

• 案件情報をリアルタイムに、全部門で情報共有できる。
• 自動メール通知とワークフロー連携で実業務に則した運用がすぐできる。
• 案件ごとに基本となるフォルダー構成を自動生成するようにカスタマイズができた。

案件毎の基本となるフォルダー構成自動生成機能や、案件情報の会議用資料作成機能などのカスタマイズを実施。

1. 営業が引合連絡書をFullWEBに登録。
2. 案件が登録された事をメールで一斉通知。案件名、着工日、竣工日、詳細情報などを全部門で共有。
3. 引合連絡書に対し各部門はワークフローで自部内の承認を取りながら、担当情報をリアルタイムに入力。

従来から使用していたExcelの引合連絡書をそのまま使って、FullWEBに登録するだけで案件情報のデータベース化ができ、その情報を活用して関連部門へ案件情報の自動連絡や、各部門の進捗状況を共有できるようになった。

また、FullWEBからの情報をもとに、従来のフォーマットで会議資料が自動生成できるので、業務を殆ど変えずに業務改善ができた。

今後は海外案件等への展開も予定している。