導入事例

2018年3月に創業100周年を迎えられたグローリー株式会社様は新たな100年への更なる飛躍のため、様々な取り組みをされています。

国内のお客様先に設置されたグローリー製品の保守業務は、総勢約1000名のテクニカルスタッフが担っておられます。
同社の保守本部では、お客様に安心してご利用いただけるサービス体制を整えるとともに、内勤業務の効率化を図るためにWEB版ドキュメント情報管理システム FullWEBを導入されています。

お客様にサインをいただいた保守完了報告書を保守拠点の複合機でスキャニングするとFullWEBに自動登録され、同時に報告書の受付番号をOCR処理ツールで読み取り、基幹情報システムとも連携する仕組みになっています。

電子化された保守完了報告書は、ペーパレス化による経費削減に貢献し、保守拠点や業務センターの業務効率化にもつながっています。
WEB版ドキュメント情報管理システム FullWEBは、保守業務の社内ドキュメント共有基盤として日々活用されています。

グローリー株式会社 保守本部様は、「最適業務プロセス構築と効率化」の取り組みの中で、保守作業報告の運用方法の改革に着手。5枚つづりの保守完了報告書を作業現場で手書きする手間や月平均4万枚（国内全社）にのぼる報告書の処理（基幹情報システムへの入力や業務センターへの原紙郵送等）、大量の報告書から指定案件を検索する煩わしさや報告書の保管スペースなどたくさんの課題がありました。まず、受付番号の読み取り自動化と基幹データとの紐付け、業務センターでの紙報告書の保管廃止などを目的に、保守完了報告書の電子化によるペーパーレスを目指したシステムを検討されました。数社の提案の中から、複数の課題解決が短期間で図れ、ドキュメント共有基盤に相応しく、将来的に適用業務の拡大も期待ができるWEB版ドキュメント情報管理システム FullWEBの採用を決定されました。

保守本部 保守IT推進部 保守IT推進2グループの皆様は、「FullWEBの導入により、保守拠点では5枚つづりの保守完了報告書の煩雑な入力処理をしなくても、複合機でスキャニングするだけでFullWEBに自動登録されるようになり、処理工数や経費が削減されました。また、全国の保守完了報告書が集約されていた業務センターでは電子化された報告書がFullWEBに格納されることで、報告書保管棚のスペースや管理が不要になったうえ、検索性が格段に向上したので、社内での照会やお客様からの問い合わせに迅速に対応できます。さらに、基幹情報システムと連携しているFullWEBからユーザー別、期間別に報告書ファイルを抽出し請求処理にも活用できるなど業務効率が大幅に向上しました」とおっしゃっています。

今後は、作業完了報告書に電子サインを導入して完全ペーパレス化を図るなど、FullWEBをベースにさらなる業務革新を目指されています。

また、保守完了報告書のスキャニングをスマートフォンで実施することで、テクニカルスタッフの直行直帰勤務を可能にさせるなど、テレワークによる働き方改革にも取り組まれています。