導入事例

導入の背景

介護認定審査会の運営効率化、ペーパーレス化の推進、感染対策のため
オンライン形式の開催が必要となり、導入が急ピッチで決定

介護保険課の重要な業務の一つに要介護認定があります。このため、審査会委員と事務局スタッフが一同に会し、事前に準備した紙資料を基に介護認定審査会を開催しています。頻度にして年間240回、ほぼ毎日の会議準備（印刷⇒梱包⇒郵送、会場手配）や運営はスタッフにとって非常に負担となっていました。これらの負担を軽減するために業務委託を検討していたところ、パンデミックにより集合形式の会議そのもののやり方を見直すこととなりました。そこで、オンライン型の会議システムを導入する方向となりました。

選ばれた理由

ビデオ会議と資料共有が一体型になった仕組みが介護認定審査会のより効率的な運営に非常に適していました

審査会では多くの資料を確認しながら、複数人で綿密な審議を行い判定するため、それぞれの審査会委員の判断内容の共有や相互理解、調整が求められます。以前は電話会議システムを利用した音声だけの会議を導入していましたが、発言のタイミングや相手の表情が分からないなど、意思疎通が難しくスムーズな運用が上手くいかない部分もありました。その点TeleOfficeは、資料共有とビデオ会議が一体になった仕組みのため、相手の表情を見ながら資料確認ができます。また双方向での書込みができるため認識のズレが発生しづらく、スムーズな審査判定を実現します。このように審査業務に非常に適している事がポイントとなり導入決定となりました。

導入後の効果

スタッフの作業やコスト、参加者の移動時間など、様々な負担が軽減されました

これまでは年間240回開催する審査会のたびに、毎回資料を約500枚印刷をして審査会委員に郵送する業務がありました。TeleOfficeなら資料をクラウドにアップするだけで審査会委員と資料の共有ができるため、用紙、郵送費、使用済み用紙廃棄費などコスト削減だけでなく、これらの作業時間の短縮を図ることができました。また、審査会委員は毎回会議に参加するために市役所まで出向く必要がありましたが、リモートで参加することで移動時間が不要となり、集合するまでの待ち時間を含め、拘束される時間も大幅に削減されました。

今後の展望

書込み機能の充実で、完全なペーパーレス化へ

今回の導入はグループ単位の審査会が対象ですが、今後は年に1度開催する全員参加の合同会議でも活用したいと考えています。また、現在は審査会開催日程の調整や報告資料の入力はFAXで行っていますが、今後タブレットでの文字入力がスムーズにできるようになれば、一連の流れをデジタル化でき、さらなるペーパーレス化と業務効率化を進められると考えています。

販売店からの声

弊社は、多くの自治体様より要介護認定業務のBPOを受託しており、要介護認定業務のDX推進に取り組んでいます。介護認定審査会は対面形式で開催されている自治体様も多く、審査会委員に事前に資料を配付し、審査会後に資料を回収されています。自治体職員と審査委員の負担軽減や介護認定審査会のペーパーレス化の実現に向け、WEB会議とペーパーレス会議機能を併せ持つTeleOfficeは、介護認定審査会に最適なソリューションと考え、府中市役所様にご提案、ご採用いただきました。