オフィス業務の人手不足対策
「問い合わせ・情報共有を技術で効率化する方法」

人手不足というと、製造現場や物流現場、店舗などの現場業務が注目されがちですが、実際にはオフィス業務でも同様の課題が顕在化しています。人員が十分に増えないまま業務量が増加することで、間接業務を担う部門に負荷が集中しやすくなっているためです。
オフィス業務の多くは、日々の業務の中で細かく分散して発生します。特定の時間帯や業務に人手を集中させて対応することが難しく、業務量の増加がそのまま担当者一人ひとりの負担増につながりやすい点も特徴です。その結果、情報共有や問い合わせ対応といった業務が積み重なり、気づかないうちに人手不足の影響が深刻化していきます。 こうした状況が特にわかりやすく表れるのが、会議後に発生する事務作業や日常的な管理業務です。

議事録作成や情報共有を効率化することで、会議後に発生する作業量を減らすことは可能ですが、オフィス業務における人手不足の課題はそれだけでは解消しきれません。
もう一つの大きな要因として挙げられるのが、業務に関する知識や情報が特定の担当者に集中し、属人化している状態です。

業務手順や社内ルール、過去の対応内容がナレッジとして整理・共有されないまま、個々人の経験や暗黙知として蓄積されているケースは少なくありません。このような状況では、担当者が不在になることで業務が滞ったり、同じ内容の問い合わせに何度も人が対応したりといった非効率が生じやすくなります。人手不足が進むほど、こうした属人化の影響はより顕在化していきます。

この課題に対する一つのアプローチが、生成AIを活用した業務支援です。生成AIを活用することで、社内に存在する資料やFAQをもとに必要な情報を提示し、問い合わせ対応や新人・異動者のサポートを人手に頼らずおこなえるようになります。業務知識をナレッジとして共有・活用することで、属人化を抑えながら、安定した業務運用を実現しやすくなります。

シャープのAIサービス「Brainrobi」は、業務手順書やFAQ、社内資料などをもとに、生成AIがチャットボットなどを通じて情報を提示する業務支援ツールです。既存の資料を活用できるため、新たに情報を作り直すことなく、社内に点在している情報を一元的に扱うことができます。

問い合わせ対応や新人・異動者のサポートを仕組みとして支えることで、人手不足の中でも業務全体を安定して運用するための基盤として活用できます。

人手不足の影響は、会議や問い合わせ対応だけでなく、日常的な情報共有の場面にも表れます。社内のお知らせや注意喚起などは一見小さな業務ですが、掲示物の作成や貼り替え、内容更新の確認といった作業が継続的に発生し、担当者の負担になりやすい領域です。
こうした情報共有業務を人手に頼って続けることは、人手不足が進む中では現実的とは言えません。サイネージを活用することで表示内容を一元的に管理し、必要なタイミングで切り替えることが可能になります。掲示に伴う手作業を減らし、情報共有を仕組みとして整えることは、人手不足の中でも安定した業務運用を支える有効な方法の一つです。

シャープのデジタルサイネージソリューションは、業務用液晶ディスプレイ、LEDディスプレイ、プロジェクター、電子ペーパーディスプレイ、配信ソフトウェア、電子掲示板システムなど、多様な環境や用途に対応したラインアップを備えています。表示内容をシステム上で管理し、例えば電子掲示板システムは必要な情報を必要なタイミングで発信することで、掲示業務にかかる手間を省力化できます。
情報共有を人手に依存しない仕組みとして整えることで、人手不足の状況においても、確実で安定した情報伝達を実現できます。

人手不足が進む中で、会議後の事務作業や問い合わせ対応、情報共有といった間接業務は、気づかないうちに担当者の負担となりやすい領域です。議事録作成の省力化、生成AIによる業務支援、情報共有の仕組み化は、人が対応し続ける前提を見直し、業務を安定して回すための有効な手段となります。
すべてを一度に変えるのではなく、負荷が集中している業務から段階的に見直すことが、人手不足対策の第一歩となります。

シャープマーケティングジャパンでは、「総務」や「情シス」など、間接業務の人手不足に悩む部門に向けて、会議・情報共有・IT運用に関する各種ソリューションをご用意しています。
バックオフィスの人手不足対策を検討する際の参考情報として、ぜひ以下のサイトもご活用ください。