シャープ マーケティングジャパン株式会社
ビジネスソリューション社

【ハイブリッド会議】 リモート参加者の悩みを解決する方法

最近のオフィスは、出社している社員とリモートワークの社員が混在しています。
会議を行う際はWEB会議となりますが、参加形態が会議室とリモートに分かれることで、さまざまな悩みや課題が生じているようです。

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あるプロジェクトリーダーの悩み

IT系企業の本社(東京)でプロジェクトリーダーとして活躍している中村さん。
WEB会議では会議室でファシリテーター(進行役)となることが多い。

彼の最近の悩みは「同じWEB会議に参加しているのに
メンバー間で認識のズレが起きている」ということ。

リーダーとしてメンバー間の認識のズレを調整していく必要があり、
WEB会議の進め方についてヒアリングを行った。
すると、会議室参加者とリモート参加者の間で認識のズレが発生している様子…。

リモート参加者の心の内は…

中村さんは、WEB会議にリモート参加が多い川上さんが
本社に出社した時にヒアリングを行った。

  • 出社メンバーも増え、WEB会議も会議室から参加する人がリモート参加者より多くなりましたね。

  • 以前は『全員リモート参加』だったけれど、いつの間にかウチも
    会議室とリモートの双方から参加する『ハイブリッド会議』になってきたね。

  • 会議の後にメンバー間の認識がずれていることが増えた気がします。
    全員リモート参加の時の方がメンバーはWEB会議に集中していたのでしょうか。

  • 実は最近、リモート参加だと会議室の様子が見えにくいと感じています。
    例えば、会議室のホワイトボードに誰かが議題に関する『何か』を書くと、
    リモート参加者にはホワイトボードに書かれた内容がよく見えない。
    会議室の全員がホワイトボードに意識が集中し、議論が白熱してくると、
    今度は誰の発言なのかがリモート参加者には聞き取れない。
    マイクから遠い人の発言が聞こえないこともあります。

  • ハイブリッド会議では、視覚的にも音声面でも、リモート参加者には厳しい状況だったのですね。

  • 小さな温度差も、続くとストレスになりますよね。
    大阪支社から参加の田中さんも同じ状況ではないかと思いますよ。

  • いつの間にか会議室側が会議を主導する形になり、リモート参加者への配慮が少し欠けていたかもしれません。
    会議室の様子が見えないと、発言のタイミングも難しかったと思います。

  • 会議室とリモートで、受け取る情報量・コミュニケーション量に違いが生じていることが原因なのでしょう。
    ハイブリッド会議でも参加形態に関係なく、受け取る情報量が平等になる方法を探っていきたいですね。

参加者全員が受け取る情報量を
平等にするために必要なこと

リモート参加者の悩みを聞いた中村さんは、
この課題を解決するために必要なことを洗い出しました。

  • 1

    会議室のホワイトボードの書き込み内容は、参加形態に関係なく全員がリアルタイムに共有でき、だれもが書きやすいこと。

  • 2

    会議参加者全員に資料・ホームページ・画像などが簡単に共有でき、会議中の資料にも書き込みができること。

  • 3

    誰が発言しているのかが明確で、発言内容も聞き取りやすいこと。

中村さんはこの環境を整え、WEB会議進行中はリモート参加者への確認タイミングを持ち、
リモート参加者も積極的にコミュニケーションを図ることを推進していこうと考えています。

ハイブリッド会議の課題を解決するには…

1. 会議室のホワイトボードを大型のタッチパネルディスプレイに変えてみる

タッチパネルディスプレイBIG PAD には、ホワイトボードではできない “会議に便利な機能” が豊富にあります。

タッチパネルディスプレイBIG PAD

BIG PADは、表示している資料に直接書き込みができるので、会議中の参加者の意識が集中します。

WEB会議で重要な「音声」も、新しいBIG PAD(PN-L862B)はディスプレイの前面にスピーカーがついているので、リモート参加者に会議室側の音声をしっかり届けることが可能です。

BIG PADとノートパソコンの接続はケーブル接続だけではなく、ワイヤレスで接続可能なモデルもあり、ケーブル接続の煩わしさも解消できます。

会議室備え付けのホワイトボードの場合、書きこんだ内容を会議終了後メンバーに共有するには、写真を撮ったり、データとして新たに書き起こしたりと手間がかかりますが、BIG PADなら、会議中の資料に書き込んだ内容もデータとして保存できるので、会議後のデータ共有がスムーズです。

BIG PADに新モデルPN-L862B登場

ノートPCでWEB会議を立ち上げ、USB Type-CケーブルでBIG PADと接続するだけで、WEB会議を素早く始められます。

タッチパネルディスプレイPN-L862B

PN-L862B
  • 画像はタッチディスプレイPN-L862BにフロアスタンドPN-ZS703B(別売)を取り付けた状態です。

2. 会議室のレイアウトをリモート参加者と対面するように工夫してみる

リモート参加者がWEB会議で置いてきぼりにならないように、会議室のレイアウトを工夫すると、WEB会議にも一体感を持たせることができます。

会議室ではタッチパネルディスプレイを参加者が囲むように座り、リモート参加者が扇の要の部分にくるようにすると、リモート参加者と対面しているような意識を持つことができます。

3. 資料共有に長けているWEB会議ツールに変えてみる

映像や音声、資料やホワイトボードが共有できるクラウド型WEB会議サービス「TeleOffice」。独自の資料共有システムでWEB会議が変わります。

クラウド型WEB会議サービス TeleOffice

クラウド型WEB会議サービス TeleOffice

たとえば、発表している人のタイミングでしか画面に資料が表示されないWEB会議の場合、前のページでもう一度確認したい部分があっても見ることはできず、不明確なまま会議が進んでしまうこともあります。

TeleOfficeでは、資料の切替を「発表者と同期すること」も「発表者と非同期にすること」もできるので、自分のタイミングで資料を見たいというニーズにも対応。
細かい文字や画像も、資料の拡大縮小操作がスムーズなTeleOfficeなら問題ありません。

資料のアップロードは、会議前でも会議参加中でも可能です。
会議前にアップロードしておけば、参加者が任意のタイミングで資料の確認ができます。
会議中に急に必要になった資料も、その場でアップロードしてすぐに共有。会議の流れを止めません。
会議終了後は、会議中に書き込んだ内容を含めて資料のダウンロードができます。

TeleOfficeの特長は資料共有だけではありません。外出先から現場の様子を本部のメンバーに映像と音声で伝え、その場で協議をしたり、資料を見ながら指示を受けるというような、リモートメンバーにも本部のメンバーにも効果的な使い方も可能です。

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