【ハイブリッド会議】 リモート参加者の悩みを解決する方法

リモート参加者の悩みを聞いた中村さんは、
この課題を解決するために必要なことを洗い出しました。

• 1

  会議室のホワイトボードの書き込み内容は、参加形態に関係なく全員がリアルタイムに共有でき、だれもが書きやすいこと。

• 2

  会議参加者全員に資料・ホームページ・画像などが簡単に共有でき、会議中の資料にも書き込みができること。

• 3

  誰が発言しているのかが明確で、発言内容も聞き取りやすいこと。

中村さんはこの環境を整え、WEB会議進行中はリモート参加者への確認タイミングを持ち、
リモート参加者も積極的にコミュニケーションを図ることを推進していこうと考えています。

1. 会議室のホワイトボードを大型のタッチパネルディスプレイに変えてみる

タッチパネルディスプレイBIG PAD には、ホワイトボードではできない “会議に便利な機能” が豊富にあります。

タッチパネルディスプレイBIG PAD

BIG PADは、表示している資料に直接書き込みができるので、会議中の参加者の意識が集中します。

WEB会議で重要な「音声」も、新しいBIG PAD（PN-L862B）はディスプレイの前面にスピーカーがついているので、リモート参加者に会議室側の音声をしっかり届けることが可能です。

BIG PADとノートパソコンの接続はケーブル接続だけではなく、ワイヤレスで接続可能なモデルもあり、ケーブル接続の煩わしさも解消できます。

会議室備え付けのホワイトボードの場合、書きこんだ内容を会議終了後メンバーに共有するには、写真を撮ったり、データとして新たに書き起こしたりと手間がかかりますが、BIG PADなら、会議中の資料に書き込んだ内容もデータとして保存できるので、会議後のデータ共有がスムーズです。

BIG PADに新モデルPN-L862B登場

ノートPCでWEB会議を立ち上げ、USB Type-CケーブルでBIG PADと接続するだけで、WEB会議を素早く始められます。

タッチパネルディスプレイPN-L862B

• 画像はタッチディスプレイPN-L862BにフロアスタンドPN-ZS703B(別売)を取り付けた状態です。

PN-L862B 製品詳細

2. 会議室のレイアウトをリモート参加者と対面するように工夫してみる

リモート参加者がWEB会議で置いてきぼりにならないように、会議室のレイアウトを工夫すると、WEB会議にも一体感を持たせることができます。

会議室ではタッチパネルディスプレイを参加者が囲むように座り、リモート参加者が扇の要の部分にくるようにすると、リモート参加者と対面しているような意識を持つことができます。

3. 資料共有に長けているWEB会議ツールに変えてみる

映像や音声、資料やホワイトボードが共有できるクラウド型WEB会議サービス「TeleOffice」。独自の資料共有システムでWEB会議が変わります。

クラウド型WEB会議サービス TeleOffice

たとえば、発表している人のタイミングでしか画面に資料が表示されないWEB会議の場合、前のページでもう一度確認したい部分があっても見ることはできず、不明確なまま会議が進んでしまうこともあります。

TeleOfficeでは、資料の切替を「発表者と同期すること」も「発表者と非同期にすること」もできるので、自分のタイミングで資料を見たいというニーズにも対応。
細かい文字や画像も、資料の拡大縮小操作がスムーズなTeleOfficeなら問題ありません。

資料のアップロードは、会議前でも会議参加中でも可能です。
会議前にアップロードしておけば、参加者が任意のタイミングで資料の確認ができます。
会議中に急に必要になった資料も、その場でアップロードしてすぐに共有。会議の流れを止めません。
会議終了後は、会議中に書き込んだ内容を含めて資料のダウンロードができます。

TeleOfficeの特長は資料共有だけではありません。外出先から現場の様子を本部のメンバーに映像と音声で伝え、その場で協議をしたり、資料を見ながら指示を受けるというような、リモートメンバーにも本部のメンバーにも効果的な使い方も可能です。