シャープ マーケティングジャパン株式会社
ビジネスソリューション社

リモート会議のやり方を変える方法

最近のオフィスは、リモートワークの社員とオフィスワークの社員が混在しているため、リモート会議を行う際は、リモート参加者とオフィス参加者が混在する会議となります。
このように参加形態が分かれることで、リモート参加者にさまざまな悩みや課題が生じているようです。

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リモート会議とは

リモート会議とは、WEB会議やテレビ会議、電話会議などのシステムを利用して、離れた場所にいる人と行う会議のことです。
リモートワークの浸透に伴い、リモート会議の導入が進んでいます。リモートワークの社員とオフィスワークの社員のコミュニケーションの確保にもリモート会議は欠かせないものとなりつつあります。

あるリモートワーク社員のリモート会議での悩み

IT系企業にリモートワークで勤務している中村さん。

彼の最近の悩みは「リモート会議では、オフィス参加者の発言が聞き取りにくい、
会議室の様子がわかりにくい」ということ。

そこで、リモート会議ではファシリテーター(進行役)となることが多い
川上さんにリモート会議のやり方について相談してみた。
すると、リモート参加者とオフィス参加者の間で認識のズレが発生している様子……。

  • リモート参加者

    オフィスワーク社員が増え、リモート会議も会議室から参加する人がリモート参加者より多くなりましたね。

  • ファシリテーター
    (進行役)

    以前のリモート会議は、全員がリモート参加だったけれど、
    ウチもリモートとオフィスの双方から参加する『ハイブリッド会議』になってきたね。

  • 実は最近、リモート参加だと会議室の様子がわかりにくいと感じています。
    例えば、会議室のホワイトボードに誰かが議題に関する『何か』を書くと、リモート参加者にはホワイトボードに書かれた内容がよく見えない。
    会議室の全員がホワイトボードに意識が集中し、議論が白熱してくると、今度は誰の発言なのかがリモート参加者には聞き取れない。マイクから遠い人の発言が聞こえないこともあります。

  • いつの間にかオフィス参加者が会議を主導する形になり、リモート参加者への配慮が少し欠けていたかもしれません。

  • 会議室の様子がわかりにくいと、発言のタイミングも難しいと感じました。

  • 最近、リモート会議後にメンバー間の認識がずれていることが増えた気がします。

  • リモート参加者とオフィス参加者で、受け取る情報量・コミュニケーション量に違いが生じていることが原因なのでしょう。

  • リモート会議の参加形態に関係なく、受け取る情報量が平等になるリモート会議のやり方を探っていきたいですね。

リモート会議のやり方を変えるには

リモート参加者の中村さんの悩みを聞いた川上さんは、
参加者全員が受け取る情報量を平等にするために必要なことを洗い出しました。

  • 1

    リモート会議の参加者全員に資料・ホームページ・画像などが簡単に共有でき、会議中の資料をスムーズに操作し、資料への書き込みもできること。

  • 2

    会議室のホワイトボードの書き込み内容は、参加形態に関係なく全員がリアルタイムに共有でき、だれもが書きやすく、見やすいこと。

  • 3

    誰が発言しているのかが明確で、発言内容も聞き取りやすいこと。

川上さんは、リモート会議の環境を整え、会議進行中はリモート参加者への確認タイミングを持ち、リモート参加者も積極的にコミュニケーションを図れるように、リモート会議のやり方を変えていこうと 考えています。

リモート会議の環境を整える

1. 資料共有に長けているWEB会議システムに変えてみる

リモート会議用のツールを、映像や音声、資料やホワイトボードが共有できるクラウド型 WEB会議サービス「TeleOffice」に変えてみませんか?独自の資料共有システムでリモート会議が変わります。

クラウド型WEB会議サービス TeleOffice

クラウド型WEB会議サービス TeleOffice

イチオシポイント

スムーズに資料操作

ツールバーにあるアイコンのタッチで、ページめくり・拡大縮小・書き込み・ポインター表示などの資料操作がスムーズに行えます。ツールバーは上下左右の任意の端に固定表示が可能。資料操作はWEB会議参加者全員にリアルタイムに反映します。

資料は鮮明に拡大縮小が可能。会議中の書き込みも自動保存

大きなサイズの資料や高精細画像をスピーディかつ鮮明に拡大縮小。参加者同士の同時書き込みや個人だけの書き込みができ、書き込んだ資料は元の資料とは別にクラウド上に自動保存され、いつでも閲覧が可能です。

資料のアップロードも柔軟に対応

資料のアップロードは、会議前でも会議参加中でも可能です。会議前にアップロードしておけば、参加者が任意のタイミングで資料の確認ができます。会議中に急に必要になった資料も、その場でアップロードしてすぐに共有。会議の流れを止めません。

2. 会議室のホワイトボードを大型のタッチパネルディスプレイに変えてみる

タッチパネルディスプレイBIG PADには、ホワイトボードではできない“会議に便利な機能”が豊富にあります。

タッチディスプレイ BIG PAD
PN-L862B(86V型) PN-L752B(75V型) PN-L652B(65V型)

PN-L862B
  • 画像はタッチディスプレイPN-L862BにフロアスタンドPN-ZS703B(別売)を取り付けた状態です。

イチオシポイント

クラウドサービスで手軽に資料の共有が可能

なめらかな書き心地

カメラ一体型マイクスピーカー(別売)

3. 会議室のレイアウトをリモート参加者と対面するように工夫してみる

導入事例

タッチディスプレイの導入事例

タッチディスプレイ「BIG PAD」で、会議の効率化やコミュニケーションの活性化などを実現されたユーザー様の導入事例をご紹介します。

リモート会議(WEB会議)の導入事例

クラウド型WEB会議サービス「TeleOffice」で、コミュニケーション強化やコスト削減などを実現されたユーザー様の導入事例をご紹介します。

まとめ

今後も、リモート会議の機会が増えることが予想されます。リモート会議を効果的に活用するためには、課題を把握して対策をたてることが大切です。
ビジネス課題を解決する多岐にわたるソリューション・サービスを提供しているシャープマーケティングジャパン株式会社では、タッチディスプレイ「BIG PAD」、クラウド型WEB会議サービス「TeleOffice」など、会議を円滑に進めるための製品をソフトウェアからハードウェアまでトータルでご提案いたします。

関連情報

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