【事例あり】ペーパーレス会議のメリットや導入ポイントを解説

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とはその名の通り、紙をなるべく使用しない業務形態へと移行することです。
具体的には、ビジネスシーンでは、今まで紙に印刷していた資料や書類などをデジタル化して管理することを指します。デジタル化した資料や書類は、電子データとして保存します。
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、オフィスでペーパーレス化できるものはさらに多くなりました。また、出勤簿や稟議書などは各種サービスを運用ルールに組み込むことで、より多くの業務をペーパーレス化することが可能です。

書類のペーパーレス化の例

図面、マニュアル、就業規則など

PDFなどの電子データとして作成
クラウドストレージなどに保存・共有

契約書類、領収書、国税関係書類など

スキャンして保存／電子データとして保存
（電帳法改正によりペーパーレス化可能に）

FAXで送られてくる書類

複合機のデータ保存機能の使用
スキャンして保存

タイムカード・有給記録簿、稟議書など

専用サービスを利用
（勤怠管理・業務決裁ソリューションなど）

近年、ESG経営やSDGsに高い関心が示されています。その中でも環境問題に取り組む一環として、組織内文書のペーパーレス化を推進する企業が増えています。また、ペーパーレス化はテレワークとの相性も良く、各社が取り組んでいるDXの一端を担う施策としても欠かせないものになりつつあります。

ペーパーレス会議のメリット

企業活動の中でも、特に大量に紙を使用するシーンのひとつが会議です。
従来の会議の課題と比較しながら、ペーパーレス会議のメリットを見ていきましょう。

もちろん、これらのメリットが全ての会議に生かせるとは限りません。業種や業態に特有のメリットが見えてくる可能性もあります。
自社の会議の運用と照らし合わせながら、実際にどんな効果が期待できるかを確認しましょう。

ペーパーレス会議の運用がうまくいかない理由は？

ペーパーレス会議を導入するにあたり、デメリットも気になるところです。中にはせっかく導入したのにうまく運用できず、結局もとの会議に戻ってしまうケースもあるでしょう。そうならないためにも、導入時期や導入するサービスなどは慎重に決めたいところです。
ここでは、ペーパーレス会議の運用がうまくいかない理由の事例と対策を紹介します。

1. 紙資料に比べて手書きがしづらい

   

   会議資料の余白などに直感的にメモができることは、紙の資料を用いて会議をすることの最大のメリットです。
   ペーパーレス会議の場合、画面上の会議資料にメモなどを書き込むことは、やはり紙ほど簡単ではありません。しかし裏を返せば、キーボードから入力した文字列を付箋機能などで直接貼り付けたり、資料に追記したりすることが可能であるということです。追加した情報は、保存していつでも見返すことができます。

   タッチパネルディスプレイとWeb会議システムを組み合わせて利用すれば、専用ペンや指で画面をタッチしながら、データ上にメモを手書きで入力することもできます。以前はスムーズに文字が書けないなどの課題もありましたが、技術の進歩にともない手書き機能の操作性は大幅に向上しています。

2. 複数枚の会議資料を見比べづらい

   

   複数枚にわたる資料を手軽に扱えることも、紙の資料ならではのメリットです。
   電子データを表示するディスプレイやプロジェクターにはサイズの制約があるため、「広げて見比べる」「複数ページを並べる」ということは確かに苦手です。新旧の比較、図表の照らし合わせなど、会議資料を複数枚並べて見比べたい場面はペーパーレス会議でも同様にあります。
   ペーパーレス会議に使うパソコンなどのデバイスや会議室のディスプレイは、なるべく大きなサイズのものを選ぶとよいでしょう。

   大画面のディスプレイを用意しておけば、もし大きな地図が必要になっても、それを画面に映し出すだけでOKです。従来のように何枚もの紙を貼り合わせる必要はありません。

3. デバイスの扱いが苦手な人もいる

   

   残念ながら、全ての人がペーパーレス会議に初めから理解を示すことは稀です。
   デバイスの扱いに不慣れな人の場合、ペーパーレス会議に抵抗があったり使い勝手が悪いと感じたりすることもあり、小さな不満が蓄積すると大きな反発が生じる原因にもなります。ペーパーレス会議を導入しても業務が滞ることがないように、誰もが使いやすいデバイスを選ぶことや、事前に社員それぞれのレベルに合わせた充分な研修を行うなどの配慮が必要です。

   「ペーパーレス会議のため」と限定せず、DX推進の一端としてスキルアップの機会を用意するのもよいでしょう。

ペーパーレス会議を導入する時のポイント

ペーパーレス会議を導入する際につまずきやすい主な理由を踏まえた上で、ここからはスムーズな導入のために押さえておきたいポイントを詳しく説明します。

1. 社員にペーパーレス会議の必要性を理解してもらう

   ペーパーレス会議を推進する上で最も重要なことは、実際に使う社員たちがその必要性を理解することです。
   メリットを「経営者目線」と「社員目線」に切り分け、ペーパーレス会議が社員にもたらすメリットをしっかりと周知しましょう。

   印刷コスト削減、人件費節減

   業務効率化、働き方改革の実現

   業務の効率アップや生産性の向上など、具体的に社員の負担減が見込めることを理解してもらい、実際にそれを実感できる環境を構築しましょう。併せて、ペーパーレス会議をテレワークや時差勤務などの社内制度とうまく連携させていきます。
   また、これらの施策を充分に理解してもらうため、継続して社員教育を行いましょう。

2. 最初から完全にペーパーレスにする必要はない

   慣れないうちにすべての会議をペーパーレス化すると、デバイスの操作やトラブルの対処などに時間をとられ、会議がたびたび止まってしまう可能性があります。業務スピードが落ちると焦りを生み、「既に慣れている方法」を選びがちになり、せっかく導入したシステムが活用されなくなる原因となります。
   きちんと浸透させるコツは「移行期間を設けること」と「新しいものを受け入れる余裕を持たせること」です。例えば最初は、慣れない会議の進行でもたついたり、データで共有された会議資料を自分で紙に印刷してしまう人もいるでしょう。ペーパーレス会議を進めていく中で、どうしても紙で用意したほうが都合の良い資料に出会うこともあります。原因を把握し柔軟に対応・改善しながら、計画的にペーパーレス化を進めていきましょう。

   効率ばかりを追求せず、新しいことへのチャレンジに寛容な雰囲気を作っていくことも大切です。

3. まずは小規模スタートさせる

   初期投資を抑えつつ確実に導入していきたい場合には、はじめから全社的に導入せず、小規模なチームでの試験導入からスタートする方法もあります。
   実際にペーパーレス会議を試した上での課題をもとに、自社に合った運用ルールを作り、それぞれが感じたメリットを共有します。そうして徐々に広げていくことで社内での理解が深まり、結果的に導入にかかる手間も軽減されます。

4. 自社に必要な機能を含んだペーパーレス会議システムを選ぶ

   ペーパーレス会議システムとは、会議資料を紙ではなくデータで共有・閲覧するための会議システムです。
   ペーパーレス会議システムを導入する前に、自社にとって会議に必要な要件や現在の課題を洗い出します。
   自社に合ったペーパーレス会議システムを選べるよう、導入目的を明確にすることが重要です。多機能なシステムが自社にとって使いやすいとは限らず、機能がありすぎて使いにくくなるケースもあります。自社に必要な機能を把握してペーパーレス会議システムを選びましょう。

5. ペーパーレス会議システムの操作のしやすさを事前に確かめる

   いざペーパーレス会議システムを導入したものの使いこなせず、かえって効率を下げてしまう場合もあります。
   そのため、導入を決定する前に実際にシステムやデバイスに触れ、意図した操作がしやすいかどうかを確認しましょう。

   • トライアル版の活用

     ほとんどのシステムにはトライアル版や評価版などの提供があります。「2週間無料」のように無料期間が設定されているものもあり、本番導入時と同等な操作のテストが可能です。テストできる期間が決まっている場合は、その間に試したいことを全て終えられるようにあらかじめテスト計画を立てましょう。

   • ショールームでの体験

     特に会議室用ディスプレイなど、Web会議システムと一緒に新たに設備の導入を検討している場合には、実際に製品に触れられるショールームでの体験がおすすめです。疑問に思ったことは説明員にその場で聞くこともできるため、実際に利用する際のイメージがより詳細に得られます。

   • チュートリアルの閲覧

     マニュアルやチュートリアルなどの利用者向け資料が公開されている場合は、実際にいくつか目を通してみましょう。画面例を見ながら説明を読んだり、映像による解説を視聴したりして、それぞれの操作のイメージをつかめるかどうか確認します。

   実際に複数の社員に操作を試してもらって、より評価の高いものを選ぶのが確実です。

ペーパーレス会議にはWeb会議システムがおすすめ

リモートワークが増えてきた昨今、会議もオンラインで実施したいというケースが増えてきています。
オンラインのペーパーレス会議そのものはメールとビデオ通話があれば可能ですが、よりスムーズで会議のしやすい環境をつくるにはWeb会議システムがおすすめです。
Web会議システムは一般的なビデオ通話に加え、Web会議を開催・運営しやすくするさまざまな要素が追加された高機能なシステムです。例えば資料の共有や複数人での書き込み・ポインティングなどの操作、アンケートなど、従来の会議ではなかなか実現できない便利な機能が搭載されています。利用場所や利用用途も幅広く、さまざまなケースで活用できます。

Web会議システムを選ぶ時のポイント

ここでは、Web会議システムを選ぶときの主なポイントを紹介します。

1. 同時に接続できる人数

   Web会議システムは一般的に、同時に接続できる人数に上限があります。
   導入予定のWeb会議システムの用途を洗い出し、最大何人が同時にアクセスするか確認したうえで、システムを選びましょう。契約プランによって、同時接続が可能な人数が変わることもあります。また、現在の用途だけでなく、将来的に会議の利用人数が増えた場合に柔軟に対応できるよう、最適な製品を選ぶことが大切です。

2. 使いやすさ

   社内のさまざまな人が使用することを考え、操作のしやすさについても着目しましょう。
   必要な操作がひと目でわかるUIになっているか、会議資料を自由自在に操作できるかなど、実際に利用シーンを想像しながら確認します。
   また、業務にスマホを使用している場合は、パソコンだけでなくスマホでの操作性も確認しておくとよいでしょう。外出先でパソコンが開けない環境や、緊急時にパソコンが手元にないときなど、スマホから会議に参加することを想定して、スムーズに操作できるか確認します。

3. 機能

   Web会議システムは、一般的な会議だけでなく、セミナーやディスカッション、現場連携・災害対策など、さまざまなシーンで利用されています。Web会議システムを検討するときは、自社で利用するシーンを想定して、必要な機能が備わっているかを確認することも大切です。
   以下はシーンによって重要な働きをする機能の例です。

   • 研修

     研修でWeb会議システムを利用するなら、発表者以外の音声を主催者側でミュートにできたり、操作内容を制限する機能があるとよいでしょう。アンケート機能があれば、結果をもとにさらに研修内容を工夫していくことも可能です。

   • ディスカッション

     ホワイトボード機能などで参加者全員が書き込みを同時に行える機能があれば、議論がより活発になるでしょう。ブレインストーミングなどの手法をとるチームには是非とも欲しい機能です。

   • 現場連携・災害対策

     現場や被災状況の写真を撮影・共有し、そこに情報を書き込んでいく機能があると、よりリアルタイムで精度の高い情報共有が可能です。マニュアルなどを資料として共有しながら現場作業員へ音声で指示する、といった使用法も考えられます。

   必要な機能が備わっているか確認するには、資料請求や問い合わせ、ショールームなどでのデモンストレーションの確認、トライアル版などの使用などの方法があります。

4. コミュケーションの方法

   Web会議をよりよいものにするには、映像や音声以外にもチャットなどの機能があると便利です。
   例えば公共交通機関などの不特定多数の人々がいる場では、声を出すことがはばかられることや機密保持のため他者に聞かれたくないこともあります。そのような場合にはチャットなどテキスト形式でやり取りができれば、色々な場所や環境でコミュニケーションをとることが可能となります。
   また、挙手やリアクションなどの機能があると、話の流れを妨げずに参加者が思いを伝えることができます。

5. セキュリティ対策

   Web会議システムはインターネットに接続して使用するため、盗聴・情報漏えいなどのセキュリティリスクに注意する必要があります。
   どのような用途で誰がWeb会議を開催するのか考慮し、利便性やコストのバランスを取りながら、必要なセキュリティ対策を検討します。IDとパスワードを使用した対策はもちろんのこと、通信するデータの暗号化、アクセスできる端末の制限など、さまざまな対策を取ることができます。

6. サポート体制

   トラブルの発生によって重要な会議が中止に追い込まれてしまう……という事態は、絶対に避けたいものです。
   トラブルがなるべく起きないシステムを選ぶことも大切ですが、万一の際にどのようなサポートが受けられるのか、受付時間や対応方法などサポート体制が万全なものであるかについても確認しておく必要があります。

ペーパーレス会議におすすめのWeb会議システム

クラウド型Web会議サービス「TeleOffice」

TeleOffice（テレオフィス）は、インターネット環境に接続できる端末があれば、どこからでもリアルタイムに情報を共有できるクラウド型Web会議サービスです。ビジネスにおける「遠隔コミュニケーション」のさまざまなシーンでご活用いただけます。
上述の「選ぶ時のポイント」をもとに、TeleOfficeの魅力をご紹介します。

同時に接続できる人数

TeleOfficeは、ご利用いただく運用形態に合わせて利用者IDを発行します。ご要望に合わせたセットのご提供が可能なので、Web会議に同時接続できる人数に関しても心配ないでしょう。

選べる運用形態

• ルーム制ライセンス

  同時接続数を基準にしたライセンスです。同時接続数内であれば、複数会議を開催できます。また、ユーザーIDを持たないゲストをメールアドレスで会議に招待できます。ルーム拡張ライセンスは、5接続単位（50ユーザーID／50端末登録台）での同時接続数の追加が可能です。

  ルームライセンス

  最大同時接続：11

  ユーザーID発行数：100

  端末登録数：100

  アップロード容量：50GB（ご利用期間中）

  ルーム拡張ライセンス

  最大同時接続：+5

  ユーザーID発行数：+50

  端末登録数：+50

  アップロード容量：+25GB（ご利用期間中）

• ハーフルーム ライセンス

  同時接続数があまり必要のない方向けに、ルームライセンスを半分にしたお手頃なプランです。

  ハーフルームライセンス

  最大同時接続：6

  ユーザーID発行数：50

  端末登録数：50

  アップロード容量：25GB（ご利用期間中）

• その他のライセンス、オプション

  端末数追加ライセンス、ユーザーID制ライセンス、ペーパーレスライセンス、遠隔作業支援ライセンス、テレビ会議接続オプション、ビデオ会議録画オプション、IPアドレス制限オプション

ライセンス/利用条件について、詳しくはTeleOffice 製品概要をご覧ください。

使いやすさ

操作性を考慮したアイコンの配置で、書き込みや個人メモ、資料の切り替えなどさまざまな操作が簡単に行えます。用途にあわせて参加者や映像、チャットの画面を別ウィンドウで表示することも可能です。iOS、Android™、Windows® 搭載端末対応。タブレット端末やスマートフォンがあれば、パソコンがなくてもすぐにペーパーレス会議を開催できます。

機能

資料の拡大縮小やページめくり、書き込みなどの資料操作が、参加者の各画面へリアルタイムに反映。音声や映像だけでは伝わらなかったディテールまで資料共有ができれば、細部まで的確に伝えやすくなります。参加者の共有書き込みや個人のメモ書き資料は、参加者ごとに元資料とは個別に自動保存するのでペーパーレス会議にも最適です。

活用シーン

• 教育・研修（学校、学習塾）

  集合研修への参加が難しい遠隔地の拠点や在宅勤務者も、各拠点や自宅にいながら研修に参加できます。
  TeleOfficeは、講師や個人が書き込んだ資料を、クラウド上に自動保存するので、いつでも閲覧ができるため、ノートや配布資料を準備する必要がありません。
  セミナーモードでは、参加者側で資料の先読み、他の資料の閲覧ができなくなり、参加者の画面が発表者の画面に同期されるため、講師主導で授業を進行できます。

• ディスカッション

  決められたテーマについて、参加者が意見を交わしながら、アイデアを出していきます。
  TeleOfficeは、コラボモードを使用して、すべての参加者が同時にホワイトボードや資料にアイデアを書き込むことができます。（セミナーモード中は使用できません）
  書込みした内容は、参加者間で共有・保存することができます。

• 現場連携・災害対策

  TeleOfficeは、会議中にその場で撮影した写真や動画を資料として追加できます。
  本部にいる技術者や専門家が、映像を元に指示を送ることでスピーディーで適切な対策が可能になります。

コミュニケーション方法

映像、音声でのやり取りはもちろん、チャットでのやり取りも可能です。メッセージを送りたい相手を選んで送信することもできます。また資料へ直接書き込んで、伝えたいことを明確に伝えたり、ポインター機能を使ってポイントを強調することもできるので、より確実なコミュニケーションをとることが可能です。

安心・安全重視のクラウドサービス

資料・映像の通信を暗号化し、ID＋パスワードに加えて、端末認証によって不正なアクセスをブロックします。

サポート体制

TeleOffice専用コールセンターでは、経験豊富なスタッフがご契約のユーザーからのお問い合わせに直接対応します。

その他の機能・サービス

TeleOfficeの特徴的な機能やサービスの一部をご紹介します。

• 資料ごとの機密設定
  エクスポート禁止設定
• セミナーモード
• 全員同期
• テキストチャット
• ホワイトボード
• ブラウザ対応
• デスクトップ共有
• 電子黒板
  BIG PAD 連携
• 初期費用無料
• アプリケーションの
  無料バージョンアップ

クラウド型Web会議サービス「TeleOffice」

ペーパーレス会議の導入事例

府中市役所さま

介護認定審査会の運営をオンライン形式に切り替え、大量の資料をクラウド共有することでペーパーレス化を実現

導入の背景

介護認定審査会の運営効率化、ペーパーレス化の推進、感染対策などのため、オンライン形式の開催が必要となり、導入が急ピッチで決定

選ばれた理由

ビデオ会議と資料共有が一体型になった仕組みが介護認定審査会のより効率的な運営に非常に適していました。

導入後の効果

スタッフの作業やコスト、参加者の移動時間など、様々な負担が軽減されました。

導入事例を詳しく読む

古河機械金属株式会社さま

ペーパーレスの取締役会を実現。資料の準備や確認時の操作がスムーズになり、ストレスのない会議運用が可能に。

導入の背景

社内業務改革の一環として会議資料のペーパーレス化を推進。種類が多く、かつ枚数も多い資料を必要とする取締役会をターゲットとしてペーパーレス化が可能な会議システムの導入を検討。

選ばれた理由

TeleOfficeの資料共有機能が求めていたペーパーレス会議運用にマッチ。各社会議ツールの中で、もっとも費用対効果が得られるシステムだったことや、セキュリティ面に関しても安心できる体制が導入決定のポイントになりました。

導入後の効果

クラウドで共有した資料を画面上で容易に確認可能なため、印刷が不要となり完全なペーパーレス化を実現。会議主催者が会議中の制御を行うことができるため、進行もスムーズに。追加要件のリモート参加にも最小限の運用変更で対応。

導入事例を詳しく読む

株式会社ファミリーマートさま

TeleOffice導入で本社と拠点間の情報伝達を円滑に。資料をクラウドで共有しペーパーレス会議を実現

導入の背景

より高品質な会議システムの導入と併せ、会議のペーパーレス化も目指していました。

選ばれた理由

シャープショールームで直感的な操作性に納得。大手企業での採用実績もシステムの信頼に。

導入後の効果

遠隔地とリアルタイムに資料を共有。会議資料は暗号化して管理しセキュリティが向上。

導入事例を詳しく読む

その他の導入事例

クラウド型Web会議サービス「TeleOffice」で、業務効率化や経費削減などを実現されたユーザー様の導入事例をご紹介します。

まとめ

ペーパーレス化により、コストの削減や業務効率アップ、働き方改革などが可能になります。
ビジネス課題を解決する多岐にわたるソリューション・サービスを提供しているシャープマーケティングジャパン株式会社では、クラウド型Web会議サービス「TeleOffice」を提供しています。映像や音声だけでなく、資料などの共有がリアルタイムにできるサービスです。基本の操作がワンタッチで可能で、資料への書き込みもできるなど操作性にも優れています。ぜひお試しください。

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  会議ソリューション

  パソコン同士で手軽に利用できるWeb会議から、専用機での高精細なテレビ会議まで、多様なケースにフィットする会議ソリューションのご紹介。

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  法人向けショールーム

  シャープの法人向けショールーム「3X3 Hub (SHARP Interactive Showroom)」では、さまざまな製品やソリューションを結集し、お客様の抱える課題解決のヒントや新たな発見の場をご提供しています。ご来場につきましては事前予約が必要となります。お気軽にご相談ください。

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  オンラインセミナー

  これからの働き方「ハイブリッドワーク」に適したクラウド型Web会議サービス「TeleOffice」のご紹介

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