2021年4月14日 OCRソリューション

書類のデータ化｜メリットと業務の効率化

『紙の書類じゃなかったらなぁ…』

在宅勤務を含めたテレワークが進むなか、そう思ったことはありませんか？

取引先からの注文書や請求書など、社内にはたくさんの書類が溢れかえっています。
業務を効率化し、人手不足の解消を図るためにも、これらの書類を何とかしたい…

ここでは、そんなお困りの担当者の皆様に、書類のデータ化にまつわる耳寄りな情報をご紹介いたします。

書類のデータ化って？

書類のデータ化とは、紙の書類をデータにすることで、PC上などで管理ができるようにすることを言います。方法は様々ですが、その1つが紙をスキャナーでスキャンし、PDF化する方法です。また、近年ではOCRといった技術も多く取り入れられています。

OCRとはOptical Character Recognitionの略で、先程ご紹介した書類のデータ化に加えて、そのデータから文字を読み取り、テキスト化することを指します。印刷された文字だけでなく、特定のソフトを利用すれば手書き文字にも対応できるため、幅広い業務で活用が可能です。

書類をデータ化するメリット

1.書類管理を効率化

書類を保管するためのファイリングが面倒、保管場所が無い…、見たい資料を探すのに時間がかかる…
書類をデータ化すれば、その様な書類の管理に悩むことはありません。データに名前をつけておけば、あとから簡単に探すことが可能です。
また、パスワードを用いて閲覧の制限や、印刷禁止などのセキュリティ管理も、データ化をすることでより確実に行うことができます。

2・業務効率化

もっと業務を効率的にする方法はないのかな…と思ったことはありませんか？

書類をデータ化すれば、書類を探す時間や手間を省くことが出きますし、さらにOCRを導入すれば、抽出した文字のデータを、社内システムなどに入力することができ、人為ミスによるタイムロスの削減や、業務の効率化による時間の有効活用が見込めます。

また、RPAシステム(※)と連携すれば、反復するデータの入力作業をロボットに覚えさせ、更なる効率化が見込めます。

※ RPAシステムとは、人がコンピュータを操作して行う作業をソフトウェアによる自動的な操作に代替するシステムです。

3・テレワークの推進

書類を扱う業務のため、ファクスの利用が欠かせない職場では、テレワークは、ハードルが高いと感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
書類をデータで扱うことで、リモートでの作業を実現。
在宅勤務を含めたテレワークの推進が可能です！

書類をデータ化する際の注意点

１.データ化に慣れるまで時間がかかる

今まで、紙の書類でやり取りをしていた企業が、データ化を推進していくには、書類の扱い方や管理方法を変更することが必要になるでしょう。

新しい方法に慣れるまでは時間や労力がかかり、一時的に効率性が低下するケースもありますし、特に、ITに不慣れな場合はデータ化した書類の扱いに慣れるまで、時間がかかることがあります。

２.セキュリティ面の充実

紙媒体からデータ化すると、様々な書類が複製できることになるため、重要な書類をデータ化するには、より充実したセキュリティ面を考慮する必要があると言えます。

書類データ化に移行する際のポイント

何に注意して選ぶべき？

1.スキャナーの選び方

上手くデータ化をするには、まずデータ化したい書類や使い方にあったスキャナーを選ぶのがポイント。
例えば、書類の量が多い場合には、高速で両面を読み取れるスキャナーが便利です。また、OCRをする際には、罫線に汚れが付いていると、正常に文字を読み取れない場合があるため、汚れなどが無いか、事前に確認してからデータ化をすることも大切です。

2.ソフトの選び方

たくさんあるデータ化やOCRのソフト。結局どれを選べばいいのか分からない…
と思われる方も多いことでしょう。ソフトを選ぶ上で気をつけるべきポイントをご紹介します。

①システム連携の豊富さ

データ化した書類やOCRで抽出した文字データを、RPAシステムや図面管理システムのような外部システムに連携することも、近年注目されている業務効率化の方法です。
これらのシステムは、書類のデータ化をより様々な業務に適応させることができる、利便性の高いシステムです。
それらのシステムに連携できるインターフェースを持ち合わせているか、また外部システムに柔軟に対応できるデータフォーマットを出力できるかは、ソフトを選択する上で、重要な判断材料だと言えます。