2024年1月16日 COCORO OFFICE

電子取引のデータ保存とは　中小企業の電帳法対応　

電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの制度に区分されています。
2024年1月1日から、電子取引の電子データ保存が義務化されました。中小企業や小規模事業者においても、申告所得税・法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある方は対応が必要です。

気になる点を改めて整理してみましょう

引用元：0023006-085_01.pdf (nta.go.jp)

電子取引とは何か？

注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやり取りしていた場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。

どのようなデータの保存が必要なのか？

紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当するデータを保存する必要があります。
あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があります。

どのように保存する必要があるのか？

改ざん防止のための措置をとる必要があります。
「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。

※保存するファイル形式は問いませんので、PDFに変換したものや、スクリーンショットでも問題ありません。

改ざん防止のための措置とは？

以下のいずれかの条件を満たす必要があります。※1

タイムスタンプを付与されたデータを受領する、もしくは速やかにタイムスタンプを付す。
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う。
改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る。

改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁HPに掲載しています。

※1 国税庁一問一答問27「請求書や領収書等を電子的に（データで）受け取ったり送付した場合、どのように保存すればよいですか。」より抜粋

「日付・金額・取引先」で検索できる必要があるとは？

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、以下の要件を満たす検索機能を確保する必要があります。※2

取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。
日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

なお、当該電磁的記録について、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、2.及び3.の要件は不要となります。

（また、この場合において、判定期間に係る基準期間における売上高が5,000 万円以下の事業者又は電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしている事業者については全ての検索機能の確保の要件が不要となります)

※2 国税庁一問一答問42「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、検索機能で注意すべき点はありますか。」より抜粋

どういった罰則があるのか？

電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときには重加算税の加重対象となります。※3

具体的には、電子取引により授受した取引データを削除、改ざんするなどして、売上除外や経費の水増しが行われた場合のほか、保存された取引データの内容が事業実態を表していないような場合（架空取引等）も重加算税の加重対象となります。

※3 国税庁一問一答問59「電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときには重加算税が加重されるとのことですが、具体的にはどのような場合に加重の対象となるのでしょうか。」より抜粋

また、災害その他やむを得ない事情又は税務署長が相当の理由があると認める事由がなく、電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。※4

※4 国税庁一問一答問66「電子取引の取引情報に係る電磁的記録について保存時に満たすべき要件を満たして保存できないため、全て書面等に出力して保存していますが、これでは保存義務を果たしていることにはならないため青色申告の承認が取り消されてしまうのでしょうか。また、その電磁的記録や書面等は税務調査においてどのように取り扱われるのでしょうか。」より抜粋